Revisión de Listas
- El Pasante Grande será el encargado de verificar de martes a viernes, los acuerdos que sean publicados en las diferentes plataformas de los tribunales.
- El Pasante Chico será el encargado de verificar los lunes los acuerdos que sean publicados en las diferentes plataformas de los tribunales.
- El martes, cuando el pasante grande revise los expedientes, anotará aquellos expedientes en los cuales haya habido una publicación de acuerdo el día anterior, para confirmar con ello que se haya reportado todo de forma adecuada por el pasante chico. En caso de que detecte que hubo una omisión en el reporte del día anterior, se lo informará al pasante chico mediante correo electrónico, copiado al asociado senior, usando como asunto “Omisión Pasante Chico”.
Formato de Reporte Interno
- El reporte de los acuerdos publicados cada día debe ser enviado por parte del pasante encargado de acuerdo con el día de la semana. El envío debe hacerse por correo electrónico a más tardar a las 11 am del día en cuestión (en adelante “Reporte Interno”).
- El Reporte Interno debe enviarse al pasante grande, al asociado junior, y al asociado mid-level.
- El correo electrónico debe tener el siguiente asunto “Reporte Interno [Fecha]”.
- El Reporte Interno debe contener la siguiente información:
- Debe mencionar el número de expediente, juzgado y asunto (de acuerdo con Time Billing) de los expedientes que hayan tenido un acuerdo dicho día.
- Debe adjuntarse en formato de liga a NetDocuments del acuerdo debidamente archivado en el expediente digital.
- Debe contener una breve frase (no más de 150 caracteres) respecto al sentido del acuerdo, dando prioridad a cualquier término que inicie con la publicación.
- Debe confirmar que ya ha agendado dicho término en el calendario de Google.
- Cuando para la obtención del acuerdo sea necesario el auxilio de algún corresponsal, será informado en el mismo Reporte Interno y el Pasante Grande se encargará de coordinar su obtención y envío en menos de 48 horas posteriores a la publicación. En caso de que por una causa no atribuible al Pasante Grande, no sea posible obtener el acuerdo en dicho término, lo informará de inmediato (nunca después de dichas 48 hr) al asociado mid-level por correo electrónico y por comunicación personal, para que este lo auxilie a cumplimentar dicho tema durante las siguientes 24 horas.
- Si, durante las 72 horas siguientes a la publicación del acuerdo, y después de haberse involucrado el asociado mid-level, no ha sido posible resolver el asunto, deberá el asociado mid-level informar al asociado senior por correo electrónico y por comunicación personal para que esté, a como dé lugar, lo resuelva durante las siguientes 24 horas, es decir dentro de las 96 horas después de la publicación.
- En caso de que el pasante grande, o cualquiera del equipo, detecte que nos encontramos en un término o urgencia de actuar en ese expediente, que requiera actuar de forma inmediata, deberá notificarlo por correo electrónico inmediatamente copiando a todo el equipo.
- Una vez obtenido dicho acuerdo, se confirmará verbalmente a los asociados, y se compartirá en el Reporte Interno siguiente, siempre y cuando no requiera una atención previa en cuyo caso deberá realizarse de manera inmediata.
- En caso de que algún asociado, detecte una omisión por parte del Pasante Grande, ya sea en el envío del Reporte Interno, o en la temporalidad del envió del Reporte Interno o de la obtención de un acuerdo, lo deberá reportar al asociado Senior, enviando un correo con descripción del tema con el asunto “Omisión Pasante Grande”. En caso de que teniendo conocimiento de una omisión y no envíe el reporte, el asociado Mid-Level será el responsable del fallo en el proceso.
Ejemplo de Correo Reporte Interno
